Kongress
Vad vi gör
Projektledning
Vi tar oss an hela processen tillsammans med er. Vi drar upp riktlinjerna för hur arbetet skall skötas och initierar de olika komponenterna i mötet - så att resultatet blir över förväntan. Målsättning, budget, deadlines och förväntat resultat – ligger i linje med i hur vi tänker.
Deltagarhantering
Avisita tar hand om alla deltagare på kongressen. Från anmälningar, deltagaravgifter till bekräftelser och allt däremellan. Vi har koll på anmälningsläget och följer upp beställningar och avbeställningar. Vi hanterar processen elektroniskt med säkra betalsystem.
Vi bistår också med all reseservice för talare och medverkande.
Centralbokning
Du får ett enda nummer av oss att distribuera till hela organisationen. Ett väldigt smidigt sätt för deltagare, organisation,
talare och alla som har frågor kring mötet. Vi sköter därefter detta internt - för att skapa en smidighet i processen.
Förenklat lätthanterligt och framförallt överskådligt för alla inblandade.
Ekonomihantering
Vi sammanställer och redovisar löpande de många uppgifterna kopplade till ekonomi. Momsfrågor, fakturering, budgetering och internredovisning exempelvis. Förekommande förskottsbetalningar samt övriga frågor kopplade till ekonomi – det löser vi åt er.
Marknadsföring
Avisita målgruppsanpassar det material som vi kommer fram till är nödvändigt. Behövs det ny logotyp, webbplats, trycksaker eller nyhetsbrev? Vi anpassar marknadsmixen efter era behov och utgår från den budget och önskemål som ni har. Självklart ger vi även nya infallsvinklar på området.
Partners och utställare
En viktig intäkt för många möten och event. Här finns vi som stöd och hjälp för att göra paketeringar, sköta logistiken och förhandla bland annat. En del arbetar med bidrag och ibland behöver kongressmiddagen bli betalad. Vi brainstormar kring ämnet och kommer med tilltalande lösningar.
Socialt program
Beroende på vilka deltagare som är inbjudna till kongressen, anpassar vi de sociala programmen därefter. Upplägg och innehåll, mat och dryck samt bokning av lokaler. Skall utflykter eller studiebesök planeras in, åtar vi oss att, med öga för detaljer, presentera imponerande förslag.
Hotelladministration
Att deltagare får rätt rum till rätt pris är tidskrävande och måste motsvara förväntningarna. Vi bokar upp boende i olika prisklasser, på passande anläggningar så att deltagarna smidigt kan ta sig till mötet. Vi kan våra hotell och de avbokningsregler som är kopplat till dessa.
Abstracthantering
Vi sätter upp onlineformulär, hanterar tidsplaner, rapporter, statistik och den vetenskapliga strukturen. Vi bedömer inkomna abstracts och förser kongresskommittén med rätt underlag för att kunna sätta ihop ett tilltalande program.