Avisita ABs behandling av personuppgifter
Avisita AB följer kraven i dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation). Dataskyddsförordningen gäller från 25 maj 2018 och innebär bland annat att du får bättre kontroll över vilka personuppgifter som företag och organisationer har om dig. Vi behandlar alla våra kunder, samarbetspartners, leverantörer, kandidaters och medarbetares personuppgifter enligt dataskyddsförordningen och med största respekt för den personliga integriteten.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är en eller flera uppgifter som tillsammans kan identifiera en levande person. Namn och telefonnummer är exempel på personuppgifter. Känsliga personuppgifter är en kategori personuppgifter där extra skyddsåtgärder skall vidtas. Hälsouppgifter är ett exempel på känsliga personuppgifter. Läs mer om skyddsåtgärder på Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Ändamål med personuppgifterna
Avisita behandlar personuppgifter för att kunna fullfölja en avtalad tjänst eller produkt, i vårt fall oftast en boende- eller resetjänst.
Dessa uppgifter kan användas för följande ändamål:
- tillhandahålla boende-, rese- och mötesrelaterade produkter och tjänster som du beställer
- kontakta dig i händelse av att en bokning ändras
- immigrations-/tullkontroll, säkerhetskontroll, hälsokontroll eller administrativa kontroller
- juridiska ändamål
- statistisk analys
- kundundersökningar
- kundrelationsmeddelanden
- erbjudanden om tjänster och produkter som vi tror att du kan vara intresserad av
Svensk lagstiftning ställer också krav på att viss information lagras, till exempel bokföringslagen.
Om du blir aktuell som kandidat i någon av våra rekryteringsprocesser, kommer information om dig att sparas som är nödvändig för att vi skall kunna genomföra en professionell rekryteringsprocess.
Insamling av personuppgifter
När du genomför en bokning via oss samlar vi in de personuppgifter som behövs för att genomföra bokningen enligt dina önskemål.
I vissa fall har din arbetsgivare ett avtal med oss som innefattar att vi redan innan du genomför din bokning tagit del av personuppgifter som till exempel namn på godkända beställare.
I rekryteringssammanhang ber vi de sökande skicka in cv och personligt brev och kan då behandla de personuppgifter som framgår av sådana dokument.
Vilka personuppgifter behandlar vi
Personuppgifter kan omfatta namn, adress, kön, passnummer, telefonnummer, personnummer, e-post, yrkestitel och medlemsnummer.
Vem får tillgång till personuppgifterna
Vi anlitar underleverantörer vid bokning av boende-, rese- och mötestjänster, till exempel boende- och konferensanläggningar samt flygbolag. Vi ställer samma höga krav på våra leverantörer och personuppgiftsbiträden som vi själva efterlever gällande behandling av personuppgifter och kraven i dataskyddsförordningen.
Överföringar av personuppgifter till ett så kallat tredje land (länder som befinner sig utanför EU/ESS) görs aldrig utan kundens vetskap. Personuppgifter som överförs är begränsade till vad önskad produkt eller tjänst kräver för att kunna förmedlas.
Överlåtelse av information eller insyn till exempelvis myndigheter förekommer också i den mån som lag- eller myndighetskrav så kräver. Vi överlåter eller behandlar aldrig uppgifter till annan obehörig part. Avisita säljer aldrig personuppgifter vidare till tredje part.
Vi kan dela din ansökan med våra medarbetare som är inblandade i rekryteringsprocessen och med utvalda tredje parter som agerar personuppgiftsbiträde åt oss som hjälper oss i rekryteringsprocessen. Dessa tredje parter kan exempelvis utgöras av rekryteringsföretag, samarbetspartners för genomförande av personlighetstester med flera. All utlämning sker enligt lag och dina personuppgifter kommer inte att användas för andra ändamål än det vi redan informerat dig om. Vi säkerställer även att dina personuppgifter hanteras lagligt och korrekt om de överförs utanför EU/EES-området.
Hur länge sparas personuppgifterna
Avisita har ett gemensamt personuppgiftsansvar med kund som ingått ramavtal om bokningsuppdrag med Avisita AB. Detta innebär att parterna är gemensamt ansvariga för de behandlingar som sker i eller delas till Avisitas kundportal där personuppgifterna lagras. Parternas respektive ansvar för behandling av personuppgifter i kundportalen regleras i ”Arrangemang för gemensamt Personuppgiftsansvar”.
I samband med att Avisita anlitas för bokning av boende, resa eller möte sparas dina personuppgifter så länge som din arbetsgivare har ett giltigt avtal med oss. Om avtalet sägs upp sparas personuppgifterna i ytterligare sex (6) månader alternativt så länge det finns oavslutade bokningar.
I ekonomisystemet sparas nödvändiga uppgifter i enlighet med bokföringslagen i sju år.
Om du har registrerat dig för att få marknadsutskick kan du närsomhelst tacka nej till fortsatta utskick.
Om du inte blir anställd hos oss sparar vi dina personuppgifter i maximalt två år efter avslutad rekryteringsprocess, därefter tas uppgifterna bort eller avidentifieras. Om du får anställning hos oss arkiveras dina uppgifter i ditt anställningsärende och kommer lagras i enlighet med vår interna personuppgiftspolicy för anställda.
Skydd av personuppgifter
Vi vidtar erforderliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter. Det kan handla om tekniska åtgärder som antivirus, brandvägg, krypterad e-post, multi-faktor-autentisering och väl skyddade bokningssystem eller om organisatoriska åtgärder som uppgiftsminimering och åtkomstminimering.
Rättigheter för individen
Som individ har du rätt att begära utdrag på vilka personuppgifter som lagras, ändamål och laglig grund för behandlingen samt mottagare av personuppgifterna. Likaså rättighet att begära radering av uppgifter som inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.
För mer information angående hur Avisita AB behandlar personuppgifter eller begäran av registerutdrag, välkommen att kontakta GDPR-ansvarig på:
Telefon: +46 752 40 10 00
E-post: hello@avisita.com, skriv ”GDPR” i ämnesraden
Anser ni att era personuppgifter har hanterats på ett felaktigt sätt och ni inte vill ta upp det med oss kan ni vända er till Integritetsskyddsmyndigheten för att lämna ett klagomål.
Cookies
På vår webbsida avisita.com används cookies. En cookie är en liten textfil som lagras på din dator. När du sedan besöker vår webbplats igen vet din dator om att du varit där tidigare. Cookies används för vissa funktioner som förbättrar webbsidan för användaren eller oss statistik om användandet av sajten. Statistiken kan bara utläsas som siffror och kopplas inte ihop med abonnemang eller person. Information om besökaren kan inte spåras via cookies.
En cookie kan inte starta program.
Du kan välja att inte acceptera cookies genom enkel ändring i inställningarna i din webbläsare så att den inte tillåter användandet av cookies. Genom att ange i webbläsaren att den ska ta emot cookies anses besökaren samtycka till användningen. Vi rekommenderar dig dock att behålla de inställningar du redan har.
Under webbläsarens hjälp-meny ”innehåll och index” kan du söka information om cookies.
Läs mer om hur Google samlar information om användare: https://policies.google.com/technologies/partner-sites
Funktionella cookies:
- Google Tag Manager – Spårnings- och prestanda cookies
- Google Analytics – Inriktnings- och reklamcookies
- Facebook Pixel